Viele neue Mitarbeitende bei der ebi-pharm – Integration und Herausforderungen

Das Team der ebi-pharm ist in den letzten Monaten um über 25 Prozent gewachsen. Dieser Teamzuwachs freut natürlich alle, bringt aber auch Herausforderungen im Alltag mit sich. Wie es die ebi-pharm anpackt, die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst gut ins bestehende Team zu integrieren und ihnen die ebi-pharm Firmenkultur nahe zu bringen, darüber habe ich mich einerseits mit Karin Zeier, der Verantwortlichen Personalgewinnung und Personalentwicklung bei der ebi-pharm und andererseits mit einigen unserer neuen Mitarbeitenden unterhalten.

Karin Zeier, Verantwortliche Personalgewinnung & -Entwicklung im Gespräch

Karin Zeier, wenn innerhalb kurzer Zeit viele neue Mitarbeitende starten, was sind da aus deiner Sicht die grössten Herausforderungen?

Sicher zuerst einmal, dass einem bewusst ist, dass für alle, sowohl für die Neueintretenden wie auch für die Vorgesetzten und bestehenden Teammitglieder diese erste Phase der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen eine sehr sensible Phase ist. Hier sind sowohl die Vorgesetzten wie auch die Teamkollegen gefordert, sich neben dem Tagesgeschäft und vielen Projekten, in dieser ersten Phase die nötige Zeit zu nehmen. Eine gute Einführung ist das A und O damit die Integration ins Team und in die Firma gelingt. Es ist uns ein grosses Anliegen, dass die Firmenkultur der ebi-pharm vom ersten Tag an für den neuen Mitarbeitenden erleb- und spürbar ist.

Eine Herausforderung ist beim Start von vielen neuen Mitarbeitenden innerhalb von kurzer Zeit auch die Infrastruktur. Wo wird die Person ihren Arbeitsplatz haben? Sind die nötigen Geräte Laptop, etc. bis zum Startpunkt parat? Etc.

Wir in der ebi-pharm haben einen verhältnismässig hohen Teilzeitanteil in unseren Teams. Dieser, in Kombination mit Homeoffice, zeigt teilweise eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, bei der Erstellung des professionellen Einführungsprogrammes für die neuen Mitarbeitenden.

Wie geht die ebi-pharm vor, damit den «Neuen» die ebi-pharm Firmenkultur möglichst bald auch in Fleisch und Blut übergeht?

Die Wertehaltung steht bei der ebi-pharm im Zentrum und begleitet uns verbindlich und nachhaltig durch den Arbeitsalltag und unser Tun. Das beginnt bereits beim Bewerbungsprozess, wo der/die an der Stelle Interessierte mit der Firmenkultur bekannt gemacht wird, sei es durch die Informationen auf unserer Website und im Stelleninserat, aber natürlich auch ganz stark beim Erstkontakt, ob am Telefon oder vor Ort.

Das zieht sich dann durch vom Vorstellungsgespräch mit gezielten Fragestellungen mit Fokus Wertehaltung, um zu erkennen, passt der Kandidat ins Teamgefüge und in die ebi-pharm, bis hin zum umfassenden Einführungsprogramm, wenn die Person hier startet.

Kurz gesagt: Wir leben unsere ebi-Kultur und die neuen Mitarbeitenden werden aufgrund unserer Art der Zusammenarbeit und dem steten Vermitteln unserer Werte individuell und bewusst integriert. Wichtig ist uns dabei eine partnerschaftliche und ebenso klare Kommunikation

Was für Massnahmen/Tools gibt es, um die neuen Mitarbeitenden gut in ihr Team und auch in die Gesamtfirma zu integrieren?

Wie schon erwähnt, wird bei uns ein professionelles Einführungsprogramm massgeschneidert auf Funktion und Aufgaben erstellt. Der neue Mitarbeitende hat dadurch die Möglichkeit die verschiedenen Abteilungen und die anderen ebi-Mitarbeitenden kennenzulernen und einen Überblick zu gewinnen, wer für was zuständig ist. Fragen dürfen jederzeit und überall gestellt werden und der neue Mitarbeitende darf spüren, dass ihm alle anderen Mitarbeitenden gerne behilflich sind, wenn er etwas noch nicht weiss oder Unterstützung benötigt.

Weitere Tools, die für eine gute Integration im Team und der Gesamtfirma sorgen, sind die gemeinsamen und unterschiedlichsten Firmenanlässe, Schulungen, Anleitungen, diverse Veranstaltungen von ebi-treff (wie z.B. Füürabebier, Kräuterspaziergang, gemeinsames Herstellen der eigenen Duftmischung, gemeinsamer Grillabend, …) und BGM (betriebliches Gesundheitsmanagement). Und ganz wichtig ist auch hier die Kultur, die immer erlebbar sein soll.

Bei jeder Neurekrutierung lernt man auch immer dazu – gibt es Dinge, welche die ebi-pharm heute anders macht als vielleicht noch vor einem Jahr?

Was wir sicher im letzten Jahr verstärkt angegangen sind: Klarheit ist das A und O. Der Rekrutierungsprozess in seinem Ablauf und den Zuständigkeiten ist klar aufgesetzt. Jedoch wurde uns aufgrund von Vorkommnissen – harzigen Rekrutierungen – bewusst, wie essenziell wichtig ein klar definiertes Stellenprofil ist. Sind unterschiedliche Vorstellungen vorhanden oder das Profil zu schwammig, wird das Ganze mühsam und verhindert eine erfolgreiche Rekrutierung. Das heisst, eine erfolgreiche Stellenbesetzung startet beim Anfang, dem Stellenprofil, welches dann zielgerichtet kommuniziert wird. Bei jeder Neu- wie auch Wiederbesetzung ist zu analysieren, welches ist das aktuell und mit dem Blick in die Zukunft zu besetzende Stellenprofil und welcher Kandidat/welche Kandidatin passt auf diese Position – und natürlich zu ebi-pharm.

Im Weiteren hat sich unsere Haltung verstärkt: Wenn wir nicht 100% überzeugt von einem Kandidaten/einer Kandidatin sind, dann stoppen wir den Prozess und starten neu. Wir gehen in dieser Beziehung keinen Kompromiss mehr ein, der sowohl uns wie auch dem Bewerber/der Bewerberin auf die Dauer nichts nützt. Verstärkt hat sich auch die Gewissheit, dass trotz äusserst hohem Eingang von Dossiers, das persönliche Sichten der Dossiers wertvoll ist. Bei der ebi-pharm gibt es also keine Vorauswahl, die durch eine KI vorgenommen wird. Ich bin überzeugt, dass sich dieser Mehraufwand lohnt, denn nur ein Mensch kann auch die Zwischentöne in den Dossiers wahrnehmen und somit spüren, ob ein Kandidat/eine Kandidatin zur ebi-pharm passen könnte oder nicht. Als sehr wertvoll hat sich beim Rekrutierungsprozess auch das fokussierte Erweitern unseres Kandidatenpools erwiesen. Darin befinden sich Dossiers von Kandidatinnen und Kandidaten, die sich schon einmal auf eine Stelle bei der ebi-pharm beworben haben, aber damals nicht vollumfänglich auf das Stellenprofil passten, wo aber durch die Bewerbungsunterlagen oder allenfalls der schon geführten Gespräche klar war, dass sie von ihren Werten und ihrem Hintergrund her für eine zukünftige Stelle in Frage kämen. In solchen Fällen fragen wir die entsprechenden Kandidatinnen und Kandidaten an, ob wir ihre Daten in unseren Kandidatenpool aufnehmen dürfen. Das gleiche Vorgehen ist übrigens ebenso gültig für Spontanbewerbungen.

Öfters schon konnten wir auch dank diesem Pool genau den passenden Kandidaten/die passende Kandidatin für eine Stellenbesetzung engagieren.

Herzlichen Dank Karin Zeier für diesen Einblick.

Manuel Walker, Astrid Lawrence, Sarah Keller, Thomas Schneider und Annina Lemann, das sind fünf Mitarbeitende, die erst kürzlich bei der ebi-pharm gestartet sind. Sie erzählen, wie sie ihren Einstieg bei der ebi-pharm erlebt haben.

Wann hattest du deinen ersten Arbeitstag bei der ebi-pharm?

• Manuel Walker, Kundendienst: Am 1. Juni 2023
• Astrid Lawrence, Aussendienst Hautpflege Biokosma: Am 1. Juni 2023
• Sarah Keller, Leiterin Aussendienst Hautpflege: Am 2. August 2022 als Aussendienst Bereich Hautpflege, am 1. Juni 2023 als Leiterin Aussendienst Hautpflege.
• Thomas Schneider, Leiter ICT: Ich hatte meinen 1. Arbeitstag am 1. Juni 2023.
• Annina Lemann, Medical Advice: Ich begann meinen ersten Arbeitstag mit einer Führung durch die ebi-pharm am 1. Mai 2023 um 8:30 Uhr.

Welchen Eindruck hast du bis jetzt von deinem neuen Arbeitgeber? Was ist dir speziell positiv aufgefallen?

Wie wirst / wurdest du in dein Team und die Gesamtfirma eingeführt und integriert?

Manuel Walker, Kundendienst:
Im ersten Monat konnte ich ein Einführungsprogramm durchlaufen, wo ich sehr viel über die verschiedenen Abteilungen, deren Aufgaben und Abläufe gelernt hatte. Ebenfalls durfte ich so schon viele Mitarbeiter und die Werte der ebi-pharm kennen lernen. Die Integration ins Team und meine Aufgaben verlief parallel und werden nun im 2. Monat vertieft.

Astrid Lawrence, Aussendienst Hautpflege Biokosma:
Mit einer sehr ausführlichen Einschulungszeit im 1. Monat und auch noch danach ist die Unterstützung sehr gross – vor allem das Gesamtbild des Unternehmens kennenzulernen hat mich sehr begeistert und zu spüren, dass die Werte auch wirklich gelebt werden.

Sarah Keller, Leiterin Aussendienst Hautpflege:
Das umfangreiche Einarbeitungs-Programm bietet zahlreiche wichtige Informationen und integriert einen rasch in der ebi. Gewappnet mit dem umfangreichen Knowhow konnte ich umgehend kompetent in meiner neuen Aufgabe starten.

Thomas Schneider, Leiter ICT:
Rechtzeitig zum Start habe ich ein Einführungsprogramm erhalten. Dieses wurde «abgearbeitet» und somit hatte ich in kurzer Zeit einen guten Überblick über die Firma und die verschiedenen Abteilungen erhalten. Gleichzeitig habe ich mein Team kennengelernt und auch bereits Einzelgespräche geführt.

Annina Lemann, Medical Advice:
Ich erhielt ein auf mich zugeschnittenes Einführungsprogramm. Nach zwei Monaten habe ich einen groben Überblick über die ganzen Abläufe und Zusammenhänge innerhalb und ausserhalb der ebi-pharm. Da ich so viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kennengerlernt habe, fühle ich mich bereits in der ebi-pharm zuhause.

Gibt es etwas, dass du, wenn du wünschen könntest, gerne anders gehabt hättest bei deiner Einführung?

Manuel Walker, Kundendienst:
Da fällt mir im Moment nichts ein.

Astrid Lawrence, Aussendienst Hautpflege Biokosma:
Da fällt mir im Moment nichts ein.

Sarah Keller, Leiterin Aussendienst Hautpflege:
Ich wünschte mir nichts anders bei der Einführung. Ich fand das Einführungsprogramm einzigartig, perfekt im Umfang und ich konnte daraus nur Positives gewinnen für meinen Start bei der ebi.

Thomas Schneider, Leiter ICT:
Eigentlich nicht, die bisherige Einführung verlief für mich optimal.

Annina Lemann, Medical Advice:
In dieser intensiven Zeit wäre eine Gotte oder ein Götti manchmal hilfreich gewesen. Andererseits habe ich meine Infos so selbständig geholt, was mir jetzt wieder zugutekommt. Wir arbeiten hier sehr frei und ohne Kommunikation kann man nicht produktiv Arbeiten.

Auf was freust du dich bei deiner neuen Stelle am meisten? Was machst du besonders gerne bei deiner neuen Tätigkeit?

Manuel Walker, Kundendienst:
Ich freue mich sehr, wieder eine Funktion im Einkauf übernehmen zu dürfen. Die Arbeit in einem super Team, die tollen Produkte, der Kontakt mit den Lieferanten und zu einem reibungslosen Ablauf von der Bestellung bis zum Wareneingang beizutragen, motivieren mich sehr.

Astrid Lawrence, Aussendienst Hautpflege Biokosma:
Die Tätigkeit hat sich im Grunde nicht gross geändert, da ich bereits seit mehreren Jahren im Aussendienst unterwegs bin. Ich freue mich, in Zukunft noch weitere neue Marken im Portfolio beim Kunden mit dabei zu haben.

Sarah Keller, Leiterin Aussendienst Hautpflege:
Ich liebe die Vielseitigkeit und die Selbständigkeit in meinem Alltag als Aussendienst, die Kunden mit Herzblut kompetent zu beraten und individuelle Schulungen bei Kunden durchzuführen. Nun neu als Leiterin Aussendienst Hautpflege ist es mir eine grosse Freude, das Team zu leiten und neue Berührungspunkte intern in der ebi bereichern zusätzlich meinen Alltag mit neuen Projekten und spannenden Zusammenarbeiten.

Thomas Schneider, Leiter ICT:
Ich freue mich auf die anstehenden Projekte im ERP-Umfeld und dort aktiv zu einer erfolgreichen Einführung der neuen System GUS-OS und Power-BI beizutragen. Im Weiteren freue mich darauf, mein Team noch besser kennenzulernen und ihnen die bestmöglichen Rahmenbedingungen zu ermöglichen, damit sie mit Freude und Motivation zum Erfolg im Unternehmen beitragen können.

Annina Lemann, Medical Advice:
Mir wird ein grosses Vertrauen entgegengebracht. Ich werde für die Fachzeitschrift ebi-forum arbeiten und Sanum und Pekana betreuen. Nach meiner jahrzehntelangen Arbeit in der Drogerie, fasziniert es mich, die andere Seite sehen zu dürfen. Ich verstehe wieder ein kleines Stück mehr vom Ganzen.

Autor/in:

Simone Walther Büel

Tags zum Bericht:

Unternehmenskommunikation